Trucos para trabajar con datos en Google Spreadsheets

Las hojas de cálculo son utilizadas en muchos ámbitos, tanto en el entorno personal como laboral. Facilitan los cálculos con una gran cantidad de datos y se pueden automatizar multitud de tareas. La integración de funciones con la que realizar operaciones o la posibilidad de integrar gráficos e imágenes abren un mundo de posibilidades.

La herramienta de estas características más conocida es Excel, integrada en el paquete ofimático de Microsoft, pero existen multitud de alternativas que pueden sustituirla. Hoy vamos a hablar sobre Google Spreadsheets (Hojas de cálculo de Google), que viene integrada en su servicio de almacenamiento en la nube Drive.

Archivos siempre disponibles

Y esta es una de las ventajas que tiene Google Spreadsheets y es que podrás acceder y trabajar en los archivos desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Además permite compartir con otras personas y realizar trabajo colaborativo en tiempo real y dispone de un chat con el que podrás hablar con otros colaboradores de la hoja.

Datos, datos everywhere…

Si tienes una gran cantidad de datos, las hojas de cálculo son una herramienta imprescindible para trabajar con ellos. Por ejemplo, puedes importar los datos de otra hoja de cálculo de Google con la fórmula

IMPORTRANGE(url_hoja_cálculo; cadena_intervalo);

solo necesitas la URL de la hoja origen e indicar el rango que quieres importar (debes dar permiso desde la hoja origen para importar los datos).

También puedes importar de una base de datos que está en un servidor web. Lo único que necesitas son los datos de acceso a la base de datos y en la hoja de cálculo acceder al Editor de secuencias de comandos, en el menú Herramientas, e insertar el siguiente código con esos datos de acceso:

function myFunction() {
// Reemplazar los datos de las variables.
var address = 'direccion_IP_baseDatos';
var user = 'nombre_usuario';
var userPwd = 'contraseña_usuario';
var db = 'nombre_baseDatos';

var dbUrl = 'jdbc:mysql://' + address + '/' + db;

// Sacar 1000 filas de la tabla de la base de datos.
function readFromTable() {
  var conn = Jdbc.getConnection(dbUrl, user, userPwd);

  var start = new Date();
  var stmt = conn.createStatement();
  stmt.setMaxRows(1000);
// Cambia entries por el nombre de la tabla de tu base de datos.
  var results = stmt.executeQuery('SELECT * FROM entries');
  var numCols = results.getMetaData().getColumnCount();

  while (results.next()) {
    var rowString = '';
    for (var col = 0; col < numCols; col++) {
      rowString += results.getString(col + 1) + '\t';
    }
    Logger.log(rowString)
  }

  results.close();
  stmt.close();

  var end = new Date();
  Logger.log('Time elapsed: %sms', end - start);
}
}

 

No olvides indicar cuándo quieres que se actualicen los datos. Para ello pincha en el icono del reloj. Si quieres que se actualice cuando abras la hoja, debes escoger siguientes valores

También puedes indicar si quieres que la actualización sea basada en el tiempo.

Pero si lo que necesitas es buscar esos datos, o lo que es lo mismo, data mining, existe la fórmula

IMPORTXML(url; consulta_xpath)

Esta opción es un poco más complicada porque necesitas tener conocimientos de estructura web para sacar los datos que quieres pero con algo de práctica podrás conseguirlo.

Trabajar con mucha cantidad de datos no siempre es fácil; por eso es imprescindible contar con herramientas que nos ayuden a analizarlos correctamente.